Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

atopos GmbH, Puch 8a, 3830 Puch, Österreich, vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Polly. Datenschutzanfragen an datenschutz@buchfrei.at.

Welche Daten wir verarbeiten

Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten, um den Vertrag über die Nutzung von buchfrei zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), um gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten (lit. c, insbesondere § 132 BAO) und aus berechtigtem Interesse an einem sicheren Betrieb und der Abwehr von Missbrauch (lit. f).

Für die Daten deiner Kunden und Lieferanten in deiner Buchhaltung bist du selbst Verantwortlicher; buchfrei verarbeitet sie in deinem Auftrag. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Warteliste

Wenn du dich auf dieser Website in die Warteliste einträgst, speichern wir deine E-Mail-Adresse und – nur wenn du sie angibst – deinen Firmennamen, deine Rechtsform und wie du deine Buchhaltung heute machst, dazu den Zeitpunkt der Eintragung und den Wortlaut deiner Einwilligung. Deine IP-Adresse speichern wir dafür nicht; sie wird nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher gehalten, um massenhafte Anmeldungen abzuwehren.

Zweck: Wir laden schrittweise zu buchfrei ein und wählen dafür aus der Warteliste aus. Mit der Einladung bekommst du genau eine E-Mail mit dem Link zur Anmeldung. Für Werbung oder Newsletter verwenden wir die Adresse nicht, und wir geben sie nicht weiter. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

Speicherort und Dauer: Die Einträge liegen in unserer Datenbank bei Hetzner in Deutschland beziehungsweise Finnland. Wir löschen deinen Eintrag, sobald du es verlangst – ein formloses Mail an datenschutz@buchfrei.at genügt –, sonst spätestens 24 Monate nach der Eintragung. Legst du nach einer Einladung ein Konto an, gilt ab dann diese Datenschutzerklärung für dein Konto.

Um die Einladungen zu organisieren, legen wir deinen Eintrag zusätzlich im eigenen Kundenverwaltungssystem (CRM) der atopos GmbH an. Das ist Twenty, eine Software, die wir selbst auf unserem Server in Deutschland betreiben – die Daten gehen dabei an keinen weiteren Anbieter. Löschst du deinen Eintrag, löschen wir ihn auch dort.

Automatische Verarbeitung durch KI

Belege und Bankumsätze werden von Sprachmodellen gelesen und zu Buchungsvorschlägen verarbeitet. Die Modelle laufen bei Anbietern, die als Auftragsverarbeiter vertraglich gebunden sind. Deine Daten werden nicht zum Training dieser Modelle verwendet. Jede automatische Buchung ist begründet, nachvollziehbar und lässt sich rückgängig machen; Meldungen an das Finanzamt gibst immer du frei.

Verbundene Konten bei Google und Microsoft

Wenn du ein Postfach, einen Ordner oder einen Kalender verbindest, meldest du dich bei Google oder Microsoft an und gibst buchfrei genau diese Zugriffe frei. Du kannst die Verbindung jederzeit in buchfrei unter Einstellungen › Verbindungen trennen oder in deinem Google- beziehungsweise Microsoft-Konto widerrufen.

Gmail und Outlook (nur lesen): buchfrei sucht in deinem Postfach nach Belegen – Rechnungen, Quittungen, Gutschriften – und übernimmt nur diese als Beleg in deine Buchhaltung. Dafür liest es Absender, Betreff und die Namen der Anhänge von Mails mit Anhang und, wenn sie nach einem Beleg aussehen, den Anhang selbst. Andere Mails und Anhänge werden nicht gespeichert; ein aussortierter Anhang hinterlässt nur eine Zeile im Protokoll mit Absender, Betreff, Dateiname und dem Grund. buchfrei sendet, ändert oder löscht keine Mails.

Google Drive (nur lesen): buchfrei liest nur den Ordner, den du auswählst, und übernimmt darin enthaltene Belege. Dateien werden nicht verändert.

Google Kalender und Outlook-Kalender: buchfrei legt einen eigenen Kalender „buchfrei – Fristen“ an und trägt dort deine Steuerfristen ein. Andere Kalender und Termine liest oder ändert buchfrei nicht.

Übernommene Belege verarbeitet buchfrei wie hochgeladene: Sie werden bei Hetzner in Deutschland beziehungsweise Finnland gespeichert und von den unter „Auftragsverarbeiter“ genannten Sprachmodellen gelesen, um sie zu buchen. Zugangsschlüssel zu deinen Konten liegen verschlüsselt. Daten aus deinen Google- oder Microsoft-Konten werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet und nicht zum Training allgemeiner KI-Modelle genutzt – weder von buchfrei noch von den Anbietern der Sprachmodelle.

Die Nutzung und Übermittlung von Informationen, die buchfrei von Google-APIs erhält, an andere Anwendungen entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Limited Use Requirements (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy). Das gilt auch für Daten aus Google Workspace: Wir verwenden sie nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.

Browser-Erweiterung

Die buchfrei-Erweiterung für Chrome (Beta) holt Rechnungen von Websites, auf denen du angemeldet bist – nur von Websites, die du ihr erlaubst, und nur, wenn du einen Abruf startest. Sie arbeitet in eigenen Tabs; Chrome zeigt dabei seine Leiste „wird von einer Erweiterung gesteuert“.

Während eines Abrufs sieht das Sprachmodell den Inhalt der geöffneten Seite und, wenn nötig, ein Bildschirmfoto davon, damit es weiß, wo es klicken muss. buchfrei speichert beides nicht; das Protokoll eines Abrufs enthält nur die Schritte, keine Seiteninhalte. Passwörter, Cookies und Anmeldedaten verlassen deinen Browser nie. Gefundene Rechnungen gehen direkt aus dem Browser als Beleg in deine Buchhaltung. Kaufen, bezahlen oder bestellen kann die Erweiterung nicht.

Trennst du die Erweiterung in buchfrei oder in der Erweiterung selbst, kann sie ab sofort nichts mehr abrufen.

Auftragsverarbeiter

Speicherdauer

Buchhaltungsdaten und Belege bewahren wir sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf, so wie es die Bundesabgabenordnung verlangt – auch nach einer Kündigung, dann nur noch lesend. Kontodaten löschen wir nach Ende dieser Frist. Server-Logs werden nach 30 Tagen gelöscht.

Cookies und Reichweitenmessung

buchfrei setzt nur technisch notwendige Cookies für die Anmeldung. Für die Reichweitenmessung der Website nutzen wir ein selbst betriebenes, cookiefreies Analysetool ohne personenbezogene Profile. Deshalb gibt es keinen Cookie-Banner.

Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einen vollständigen Export deiner Daten kannst du jederzeit selbst in den Einstellungen anfordern. Wenn du meinst, dass wir deine Daten nicht rechtmäßig verarbeiten, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

Sicherheit

Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, Zugangsdaten zu Portalen und Banken liegen in einem getrennten, verschlüsselten Tresor. Jede Aktion in deinem Konto wird protokolliert.