Eingang
Belege aus Postfach, Drive und Upload
Verbinde dein Postfach und einen Drive-Ordner – den Rest holt buchfrei. Was sonst anfällt, ziehst du ins Fenster oder fotografierst es.
Aktivität
1 läuft
Heute
Gmail und Outlook
buchfrei sucht Rechnungen zu deinen Abbuchungen und von Absendern, die es schon kennt. Im Postfach wird nichts verändert, verschoben oder beantwortet.
Google Drive
Den Ordner wählst du selbst. buchfrei liest ihn einmal am Tag und holt neue Belege daraus.
Hochladen und Handy
Ganze Ordner ins Fenster ziehen – PDF, Foto oder E-Rechnung. Am Handy fotografierst du den Kassenbon direkt mit der Kamera.
Nur Belege
Newsletter und Verträge werden nicht importiert
Jede Datei wird geprüft, bevor sie ein Beleg wird. Newsletter, Lebensläufe, Angebote oder Verträge bleiben draußen.
Aussortiert mit Grund
Was kein Beleg ist, wird nicht importiert. Im Protokoll steht, welche Datei es war und warum sie draußen blieb.
Hochgeladene Dateien
Sieht eine hochgeladene Datei nicht nach einem Beleg aus, entscheidest du: „Trotzdem behalten“ oder „Verwerfen“.
Buchen
Eindeutige Belege bucht der Agent selbst
Er liest den Beleg, wählt das Konto und legt den Kontakt an. Ist er sicher genug, bucht er – du siehst es danach und kannst es zurücknehmen.
Amazon
20.10.2026 · Gmail
- Lieferant
- Amazon
- Datum
- 20.10.2026
- Belegnummer
- AT-2026-1187
- Netto
- 54,00 €
- USt 20 %
- 10,80 €
- Konto
- 7600 Büromaterial
- Quelle
- Gmail
Agent
Sicherheit 92von 100
- Kontakt bekannt – 3 Belege seit Juni+30
- Konto wie zuletzt – 7600 Büromaterial+25
- Betrag gleich – 64,80 € auf beiden Seiten+25
- Am selben Tag+12
Bis zur Position gelesen
Mehrere Steuersätze auf einem Bon, Reverse Charge, Rechnungen aus dem Ausland – der Agent teilt den Beleg auf, wie er gebucht gehört.
Kontakte entstehen beim Buchen
Aus jeder Buchung lernt buchfrei den Lieferanten mit Konto und Steuersatz – fürs nächste Mal.
Als Nächstes
Fragen, die nur du beantworten kannst
Bewirtung, privat oder geschäftlich, ein Fall ohne klare Regel: Solche Fragen sammelt die Übersicht unter „Als Nächstes“. Nach deiner Antwort macht der Agent weiter.
Als Nächstes
3Rückfrage16.10.Beleg
Rückfrage14.10.Beleg
Freigabe8613.10.Beleg
Vapiano
- Datum
- 16.10.2026
- Bewirtung
- 2 Personen, Mittagessen
- Bezahlt
- Erste Bank, 17.10.
Ein Essen mit Kunden? Dann zählt es zur Hälfte als Ausgabe.
Dem Agenten erklären
Passt keine Antwort, schreibst du in eigenen Worten, worum es geht. Der Agent bucht danach oder fragt einmal nach – und merkt es sich.
Was der Agent weiß
In den Einstellungen steht in ganzen Sätzen, was der Agent aus deinen Antworten gelernt hat – mit den Quellen dazu.
Zurücknehmen
Storno und Protokoll
Eine Buchung wird nie gelöscht. Ist eine falsch, nimmst du sie mit einem Storno zurück – das Original bleibt im Journal sichtbar.
Storno statt Löschen
Jede Buchung lässt sich stornieren. Die Gegenbuchung verweist auf das Original.
Protokoll
Was buchfrei selbst getan hat, steht im Protokoll: gebucht, aussortiert, gefragt – mit Datum und Grund.
So funktioniert’s
Vom Beleg zur Buchung
Jeder Beleg läuft durch dieselben vier Schritte. Was unklar ist, fragt der Agent dich.
Verbinden
Postfach, Drive und Bank verbinden – oder Belege hochladen.
Lesen
Der Agent liest jeden Beleg und prüft, ob es wirklich einer ist.
Abgleichen
Er sucht die passende Bankzeile und den Kontakt dazu.
Weitere Funktionen
6 Bereichebuchfrei ist in der Testphase