Was du aufbewahren musst
Alle Unterlagen, die für die Buchhaltung wichtig sind: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassabuch, Verträge mit steuerlicher Wirkung und die Jahresabschlüsse. Für Umsätze über den One-Stop-Shop (OSS) gelten zehn Jahre, für Unterlagen zu Grundstücken bis zu 22 Jahre (Umsatzsteuer).
Ab wann die sieben Jahre laufen
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darfst du also frühestens Anfang 2034 vernichten. Läuft ein Verfahren, verlängert sich die Frist.
Digital statt Papier
Du darfst Papierbelege scannen und das Original entsorgen, wenn die digitale Kopie vollständig, geordnet, inhaltsgleich, urschriftgetreu und jederzeit lesbar ist. Ein Foto vom Handy reicht, wenn alles gut lesbar ist.
Thermopapier
Kassenbons auf Thermopapier bleichen nach wenigen Monaten aus. Scanne sie sofort – sonst hast du nach sieben Jahren ein leeres Blatt.
Häufige Fragen
Reicht die PDF-Rechnung aus dem E-Mail-Postfach?
Ja, wenn sie dauerhaft und unverändert gespeichert wird. Das Postfach selbst ist dafür aber kein sicherer Ort.
Was ist mit E-Mails?
E-Mails mit steuerlicher Bedeutung, etwa eine Auftragsbestätigung, gehören ebenfalls ins Archiv.
Dieser Ratgeber erklärt die Grundlagen und ersetzt keine Steuerberatung. Beträge und Grenzen ändern sich jährlich – Stand Oktober 2026, ohne Gewähr.